Dasar-dasar perancangan SIA

Dasar-dasar perancangan SIA

Dasar-dasar perancangan SIA

Dasar-dasar perancangan SIA
Dasar-dasar perancangan SIA

Dasar-Dasar Perancangan SIA

Yohanes Handoko Aryanto, SE

1. Pendahuluan

1.1 Definisi SIA

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kumpulan struktur dan proses berbasis teknologi informasi yang bekerja bersama-sama dalam mengolah data-data transaksi menjadi informasi akuntansi yang berguna untuk tujuan tertentu.

1.2 Tujuan SIA

Suatu sistem informasi akuntansi atau sistem informasi apapun, biasanya dibuat untuk tujuan tertentu. Empat tujuan utama dibangunnya SIA adalah efisiensi, efektifitas, pengendalian, dan senjata strategik.

Efisiensi dan efektifitas berkaitan dengan efisiensi dan efektifitas pengolahan data menjadi informasi, penggunaan informasi yang dihasilkan SIA untuk pengambilan keputusan yang efisien dan efektif, juga penggunaan informasi untuk efisiensi dan efektifitas perusahaan.

Pengendalian adalah tujuan penting digunakannya SIA dalam dunia bisnis dewasa ini. Pengendalian input dan pemrosesan data untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan dan bebas dari fraud adalah suatu hal yang sangat penting.

Senjata strategik adalah suatu tujuan yang berkaitan dengan keunggulan kompetitif. Bila sebuah perusahaan memiliki SIA yang dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, maka manajemen sudah memiliki keunggulan kompetititf. Berdasar informasi ini, manajemen bisa mengambil suatu keputusan untuk kepentingan strategi.

SIA menjadi senjata strategik dan merupakan keunggulan kompetitif, karena belum tentu setiap perusahaan memiliki SIA dengan kualitas yang sama.

1.3 Keyword SIA

1.3.1 Struktur.

Struktur SIA terkait dengan teknologi adalah Database sebagai fondasi SIA, dan aplikasi SIA sebagai komponen utamanya.

SIA sendiri bisa diurai kedalam subsistem, dimana subsistem ini adalah komponen pembangun SIA yang memiliki fungsi yang dapat berdiri sendiri. Komponen ini adalah Transaction Cycle. Beberapa buku mengurai subsistem SIA kedalam Revenue Cycle, Expenditure Cycle, General Legdger Cycle, Production Cycle, dan Human Resource Cycle.

SIA diurai kedalam lima subsistem diatas, karena kelima susbsistem diatas merupakan fungsi-fungsi utama dari kegiatan akuntansi, dan dapat diintegrasikan untuk membentuk laporan laba-rugi, perubahan modal dan neraca yang merupakan hasil akhir dari SIA.

Dalam sebuah perusahaan, biasanya kelima subsistem SIA mewakili suatu departemen. Walaupun dalam kenyataan, banyak perusahaan yang memecah lagi fungsi akuntansi dalam departemen yang lebih kecil dan mewakili fungsi tertentu saja, misalnya departemen account payable.

Setiap departemen dan manajemen yang menjadi bagian dari SIA, termasuk dalam struktur SIA juga. Bagaimanapun, struktur teknologi pasti digunakan oleh struktur manajemen, dan struktur manajemen ini bisa mempengaruhi struktur SIA.

1.3.2 Proses

Proses dalam SIA adalah proses yang biasanya digambarkan dalam aliran data (data flow) atau flowchart.

Proses dasar dalam SIA adalah proses yang dimulai dari terjadinya transaksi, memasukkan transaksi ke dalam aplikasi SIA, posting ke buku besar, neraca saldo, kemudian disusun secara otomatis menjadi laporan perubahan modal, laba/rugi, dan neraca. Biasanya, dalam kenyataan proses ini menjadi sangat kompleks.

1.3.3 Teknologi

Dalam bagian struktur, telah dibahas bahwa fondasi SIA adalah database.

Sebuah paket software yang berfungsi untuk mengelola database disebut dengan DBMS (Database Management System). DBMS ini bisa digunakan untuk menciptakan aplikasi SIA. Salah satu contoh DBMS adalah Microsoft Access.

DBMS biasanya terdiri dari beberapa komponen utama yaitu, database engine, tabel, data dictionary/repository, query generator, form, report writer, application generator, integrasi dan komunikasi data, dan keamanan.

Database engine adalah suatu alat pemroses dan pengelola data. Tabel adalah database, yaitu suatu tempat dimana data disimpan. Data dictionary adalah kumpulan data mengenai data. Query generator adalah alat pemroses data, atau suatu alat yang digunakan untuk mengelompokkan, mengolah, dan mengelola data dalam tatanan tertentu, sehingga data dapat menjadi informasi. Query generator ini berbasis SQL (Structured Query Language), suatu bahasa yang umum digunakan dalam database. Form, adalah tempat dimana end-user menginput data. Sebuah form dalam DBMS digunakan untuk membatasi akses end-user terhadap sistem secara keseluruhan. Report writer adalah suatu alat yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diolah dalam query generator, atau yang disimpan dalam tabel. Application generator adalah suatu alat yang digunakan untuk mengumpukan seluruh komponen sehingga menjadi aplikasi utuh yang bisa digunakan oleh end-user. Integrasi dan komunikasi data adalah komponen yang digunakan untuk mengintegrasikan data yang berada dalam aplikasi terpisah. Contoh: untuk mengintegrasikan susbsistem SIA, sehingga menghasilkan laporan perubahan modal, laba/rugi, dan neraca.

Microsoft Access adalah suatu DBMS yang powerful, murah, ada dimana-mana dan cukup mudah digunakan untuk membangun aplikasi sistem informasi.

1.3.4 Data – Informasi.

Suatu sistem informasi pasti melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Tetapi data yang diolah belum tentu menjadi suatu informasi. Untuk bisa menjadi informasi, suatu data harus diolah dan bisa memiliki arti bagi pengguna. Untuk SIA, data-data transaksi harus diolah dan diatur dalam suatu tatanan tertentu sehingga memiliki arti bagi pengguna.

1.3.5 Integrasi

Pada suatu bisnis berskala besar, diperlukan pemecahan SIA ke dalam subsistem-subsistem untuk efisiensi dan efektifitas pengelolaan data transaksi yang berulang dan frekuensi terjadinya tinggi. Sebagai contoh, bagian penjualan bertugas mengelola data-data transaksi yang berkaitan dengan penjualan, bagian penggajian bertugas mengelola data-data transaksi yang berkaitan dengan penggajian. Data-data transaksi yang terpecah dalam subsistem-subsistem ini perlu diintegrasikan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan utuh, sebagai hasil akhir dari SIA. Integrasi ini memerlukan teknologi jaringan komunikasi dan perancangan arsitektur SIA yang baik.

1.3.6 Pengendalian

Akuntansi diperlukan untuk pertanggungjawaban eksternal dan pengambilan keputusan internal. Kedua hal ini memerlukan kebenaran informasi, apalagi bila menyangkut struktur pendanaan yang kompleks dan skala bisnis yang besar. Untuk menghasilkan informasi yang benar dan bebas dari fraud, diperlukan suatu pengendalian dalam struktur maupun proses SIA yang terintegrasi.

Akuntansi sendiri merupakan suatu pengendalian dan hal ini tercermin dalam sistem double entry.

1.3.7 Subsistem SIA

Modul ini membahas Subsistem SIA pada perusahaan ritel yaitu, Revenue Cycle, Expenditure Cycle, Inventory Cycle, Investment Cycle, dan Human Resource Cycle. Pembagian ini berdasarkan pada fungsi utama yang terdapat dalam perusahaan ritel.

Untuk perusahaan lainnya, pasti juga akan memiliki Revenue, Expenditure, dan Human Resource Cycle. Khusus untuk perushaan manufaktur, pasti akan memiliki production cycle. Perusahaan jasa hanya akan memiliki revenue, expenditure dan general ledger cycle.

Secara umum, transaction cycle dalam struktur SIA sangat berguna dalam pengendalian dan efisiensi input data yang nantinya akan digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Berikut ini pembahasan singkat mengenai Subsistem SIA di perusahaan ritel.

Perusahaan ritel pasti akan mengelola Revenue (pendapatan), Expenditure (pengeluaran atau biaya), Inventory (Sediaan – khusus ritel), Investment (investasi, terkait modal dan aset), dan Human Resource (terkait penggajian, pensiun). Untuk bisnis ritel berskala besar, akan lebih efektif dan efisien bila pengelolaan perusahaan dipecah dalam lima subsistem diatas, apalagi setiap subsistem bisa menghasilkan informasi yang dapat berdiri sendiri. Sebagai contoh, pengelolaan Revenue. Entry data penjualan sudah terotomatisasi dalam sistem Point of Sale. Dimana setiap terjadi penjualan, sistem akan secara otomatis mencatat pengurangan sediaan, mencatat penjualan, jumlah kas masuk, dan cost of good sold. Hasil dari data penjualan ini, dapat diolah menjadi laporan penjualan yang berdiri sendiri, dan dapat diintegrasikan dengan subsistem lainnya untuk membentuk laporan laba/rugi dan neraca.

Baca Juga :